Kontekst biznesowy
Zakupy w branży medycznej to nieustanne porównywanie cen, produktów, specyfikacji oraz ilości. Proces ten jest czasochłonny zarówno dla personelu w placówce, jak i oferentów.
W Medby kluczowym elementem sprzedaży był tzw. audyt faktury – lead przesyłał swoją ostatnią fakturę zakupową, a zespół Medby przygotowywał spersonalizowane porównanie pokazujące, ile klient mógłby zaoszczędzić, kupując produkty w Medby.
Problem? Cały proces był wykonywany ręcznie.
Wyzwanie
Jeden audyt oznaczał:
- ręczne analizowanie faktur (PDF lub skany),
- identyfikację produktów, ilości i cen,
- porównanie ich z bazą produktów Medby,
- wyszukiwanie zamienników,
- przygotowanie dokumentu sprzedażowego (najczęściej w Excelu).
Całość zajmowała około 4 godzin pracy jednego pracownika. W skali miesiąca: ponad 100 godzin pracy i minimum 5 000 zł kosztu — tylko na ten jeden, powtarzalny proces. A liczba potencjalnych klientów była fizycznie ograniczona przepustowością jednej osoby.
Panowie z Medby przyszli do nas z przeczuciem, że da się to zrobić inaczej. Chcieli przyspieszyć procesy i przygotować firmę pod kolejną fazę wzrostu.
Nasze podejście
Projekt rozpoczęliśmy od audytu procesów biznesowych Medby. Zidentyfikowaliśmy wąskie gardła i wybraliśmy proces, którego automatyzacja przyniesie najszybsze i największe ROI.
Zaprojektowaliśmy oraz wdrożyliśmy kompletny system automatyzacji audytów faktur, który:
- Przyjmuje faktury w dowolnej formie – zarówno pliki PDF, jak i skany (z wykorzystaniem OCR).
- Automatycznie analizuje zawartość dokumentu – odczytuje produkty, ilości, ceny i dostawców.
- Porównuje dane z bazą produktów Medby – jeśli produkt istnieje, przypisuje go bezpośrednio, jeśli nie, wyszukuje inteligentne zamienniki.
- Generuje gotowy audyt zakupowy – w formacie identycznym z tym, który wcześniej przygotowywał pracownik.
- Uczy się na podstawie decyzji zespołu – pracownicy mogą ocenić poprawność dopasowań, informacja wraca do modelu i zwiększa trafność kolejnych audytów.
Całość została zamknięta w dedykowanej aplikacji webowej, dostępnej wyłącznie dla zespołu Medby.
Technologia i realizacja
Jednym z kluczowych wyzwań technicznych była skala danych. Baza produktów Medby obejmuje dziesiątki tysięcy pozycji. Klasyczne podejście oznaczałoby bardzo długi czas przetwarzania, wysokie koszty obliczeniowe i dużą podatność na błędy dopasowań.
Zaprojektowaliśmy architekturę dopasowaną pod realne użycie AI w biznesie:
- Zaawansowana strukturyzacja bazy danych – modele AI pracują na logicznie przygotowanych i odfiltrowanych zbiorach, a nie na surowych danych.
- Inteligentny mechanizm wyszukiwania – zawęża kontekst, dzięki czemu AI analizuje tylko najbardziej relewantne produkty zamiast całej bazy.
- Multiprocessing i równoległe wykonywanie zadań – wiele kroków wykonuje się jednocześnie, co znacząco skraca czas audytu.
- System uczenia na podstawie feedbacku – każda korekta dopasowania trafia z powrotem do modelu, który coraz lepiej rozumie specyfikę branży.
Efekty biznesowe
Efekt? Proces, który wcześniej trwał 4 godziny, dziś zajmuje maksymalnie 3 minuty.
- Min. 100 godzin oszczędności miesięcznie,
- Ok. 5 000 zł redukcji kosztów pracy,
- Skrócenie czasu audytu o ponad 90%,
- Gotowość do obsługi dowolnej liczby leadów,
- Brak konieczności zwiększania zespołu wraz ze wzrostem firmy.
Medby zyskało nie tylko oszczędności, ale realną przewagę konkurencyjną.
W dobie rozwijających się narzędzi do automatyzacji już w 2023 roku czułem, że analizy faktur i zakupów nie będą robione ręcznie przez działy zakupów – po prostu trwało to za długo. Szukałem sposobu, jak skrócić ten proces i udało mi się to dzięki Lunolab. Od pierwszego spotkania wiedziałem, że Panowie dadzą radę i pomogą nam skrócić czas audytów zakupowych. Serdecznie polecam.
